Requisitos de los sistemas internos de información

El Sistema interno de información, en cualquiera de sus fórmulas de gestión, deberá:

1. Permitir a todas las personas referidas en el artículo 3 de la ley comunicar información sobre las infracciones previstas en el artículo 2.

2. Estar diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

3. Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.

4. Integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad.

5. Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la correspondiente entidad u organismo con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad u organismo.

6. Ser independientes y aparecer diferenciados respecto de los sistemas internos de información de otras entidades u organismos, sin perjuicio de lo establecido en los artículos 12 (medios compartidos en el sector privado) y 14 (medios compartidos en el sector público).

7. Contar con un responsable del sistema en los términos previstos en el artículo 8 (ver área específica en la web).

8. Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo.

9. Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.

10. Establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo, respetando, en todo caso, lo dispuesto en el artículo 9 (contenido mínimo del procedimiento de gestión de las informaciones, ver abajo).

El órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado por la ley 2/23 aprobará el procedimiento de gestión de informaciones. El Responsable del Sistema responderá de su tramitación diligente.

El procedimiento establecerá las previsiones necesarias para que el Sistema interno de información y los canales internos de información existentes cumplan con los requisitos establecidos en esta ley. En particular, el procedimiento responderá al contenido mínimo y principios siguientes:

1. Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.

2. Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

3. Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

4. Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

5. Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.

6. Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

7. Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.

8. Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

9. Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el título VI.

10. Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

En todo caso, es importante destacar que los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas (artículo 7.3 de la Ley 2/23).